Josée Leboeuf, B.A., M.A. Sexologue
Psychothérapeute

LOI 25 ET POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le 22 septembre 2022, la loi 25 encadrant la protection des renseignements personnels entre en vigueur et différentes obligations s’ajouteront d’ici 2024. À titre de travailleuse autonome unique prestataire de services dans mon cabinet, je suis responsable de l’application de cette loi et des règles qui en découlent, dans le cadre de mes activités professionnelles.

Pour toute question, on peut me joindre au 514-286-0062 ou sur info@sexologuemontreal.com

La protection de vos renseignements personnels (Loi 25)

En vertu de la Loi 25, tout professionnel ou entreprise doit se doter d’une politique de confidentialité et la rendre disponible à sa clientèle.

Cette politique de confidentialité est personnalisée pour représenter la pratique de Josée Leboeuf, B.A., M.A. sexologue, psychothérapeute et ne peut en aucun cas être copiée ou reproduite en partie ou en totalité, sans en avoir préalablement obtenu l’autorisation écrite.

Cette politique de confidentialité est rédigée au meilleur de mes connaissances et de mes compétences et sera mise à jour si nécessaire, afin d’y inclure toute nouvelle variable requise par la loi ou tout changement à ma pratique. Veuillez la consulter périodiquement en portant attention à la date de la version en vigueur. En faisant appel à mes services, vous consentez à la présente politique de confidentialité.

*Si vous y remarquez des erreurs et omissions, veuillez me contacter pour m’en faire part afin que je puisse procéder aux correctifs requis, s’il y a lieu.

Date de la présente version : 25 septembre 2023

UTILISATION DE FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES ») ET GOOGLE ANALYTICS

L’URL de mon site internet est https://www.sexologuemontreal.com/. Mon site internet est conçu, mis à jour et référencé par https://www.innomatiques.com/seo/, sécurisé via le protocole SSL et hébergé sur un serveur situé au Québec, Canada. Mon site internet utilise également Google Analytics. Dès votre première visite, vous êtes appelé à consentir à l’utilisation des fichiers témoins. Les fichiers témoins sont de petits fichiers stockés sur votre appareil qui donnent un aperçu anonymisé de votre navigation sur les différentes pages qui y figurent. Ces fichiers sont utilisés à des fins statistiques et pour bonifier l’expérience de navigation. Ces fichiers faisant partie de l’architecture de nombreux sites web permettent une analyse du trafic (par exemple : le type d’appareil utilisé pour nous joindre, le navigateur, la région ou la langue d’affichage etc.). Chaque visiteur peut choisir d’accepter, refuser ou bloquer l’utilisation des fichiers témoins via les paramètres de son navigateur.

BUREAUX

J’ai un bureau en sous-location les lundis et mercredis pour voir les clients en présentiel. Le local est situé au 1030, rue Cherrier, Bureau 403 à Montréal, Qc H2L 1H9

J’ai une pièce chez moi qui contient ce dont j’ai besoin pour offrir mes services en visioconférence et travailler sur mes dossiers (classeur verrouillé pour dossiers papiers ouverts et archivés – ordinateur protégé par mot de passe dans un classeur verrouillé etc).

PRISE DE CONTACT

La majorité des gens me contacte via un lien « mailto », lié à mon adresse courriel info@sexologuemontreal.com sur mon site web ou via le site de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec ou l’Ordre des psychologues du Québec. Mon adresse courriel est gérée par la plate-forme de Google Workspace. Cette plate-forme nécessite que je me connecte via un identifiant et un mot de passe, en plus d’offrir la double identification. Toute tentative de connexion inhabituelle me serait communiquée sur une autre adresse courriel que celle que j’utilise pour la clientèle.

Occasionnellement, on me contacte par téléphone (cellulaire : 514-286-0062). Mon service de téléphonie provient de Vidéotron situé au Québec, Canada. Dans le souci de transmettre mon offre de services détaillé et offrir à ma clientèle potentielle, le temps de bien lire mon cadre et d’y consentir, je leur propose de me contacter par courriel, afin que je puisse leur acheminer celui-ci.

Je détiens donc d’entrée de jeu, l’adresse courriel de chaque personne qui me contacte ou un numéro de téléphone sur mon afficheur. La plupart des gens indiquent leur nom et prénom et parfois leur numéro de téléphone sur leur courriel de demande de services.

Je conserve les courriels de demandes et offres de services un certain temps, afin d’en faciliter le retraçage, si la personne souhaite donner suite et prendre un rendez-vous. Habituellement, je supprime les courriels sans suivi dans un délai de 3 mois.

OUVERTURE DU DOSSIER

Lorsqu’une personne choisit de faire affaires avec moi, elle doit compléter un formulaire d’ouverture de dossier / de consentement et fournir les renseignements personnels suivants :

  • NNom et prénom (cocher une case si l’identification à un genre est autre que M ou F)
  • Adresse postale
  • Numéro de téléphone
  • Adresse courriel
  • Date de naissance
  • Occupation professionnelle
  • Statut relationnel
  • Orientation sexuelle
  • Enfants (oui ou non + âge)
  • Suivi médical ou autre professionnel de la santé (oui ou non + quel type de professionnel)
  • Médicaments
  • Assurances (oui ou non)
  • Motif de consultation

Lorsque la personne consulte en présentiel, elle peut m’apporter son formulaire complété en version papier ou me le transmettre en format numérisé. Lorsque la personne consulte en visioconférence, elle m’envoie son formulaire complété par courriel seulement. Je propose à chaque personne qui le souhaite, de protéger son formulaire complété avec un mot de passe pour en sécuriser l’envoi OU d’omettre certaines informations que nous pouvons compléter de vive voix (par exemple, leur date de naissance et leur adresse), afin de minimiser le transfert de données personnelles via internet.

Dès réception, je sauvegarde (pendant environ 3 mois - moins si le dossier est fermé avant cette échéance) le courriel contenant le formulaire, dans le dossier « formulaires » que j’ai créé dans ma messagerie sur Outlook (liée à mon compte Google Workspace qui gère mon adresse courriel); j’imprime une copie du formulaire que je conserve dans le dossier papier et je sauvegarde la version numérique dans mon ordinateur (sécurisé avec BitDefender avec surveillance des mises à jour quotidienne et protégé par mot de passe) ainsi que sur une clé USB. La clé USB est dans un classeur verrouillé où je range également mon ordinateur (éteint) en mon absence et si je ne l’utilise pas.

CONTENU DU DOSSIER

Chaque intervention (évaluation, établissement d’objectifs thérapeutiques, notes de suivi, relevé d’honoraires/paiements ou toute autre information relative à la démarche) requiert une note au dossier. Comme je travaille avec des dossiers papier, ces notes ne sont pas sauvegardées sur internet d’aucune façon.

Pour certains dossiers archivés, je peux détenir des informations relatives à un programme d’aide (PAE/PAP).

CONSERVATION DU DOSSIER

Tel que prévu au code de déontologie et au règlement sur la tenue des dossiers de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec, chaque dossier doit être conservé pendant 5 ans suite à la dernière intervention qui y est consignée.

CONSULTATION DU DOSSIER ET CORRECTIONS

En tant que travailleuse autonome, unique prestataire de services dans ma pratique, je suis la seule personne qui a accès à mes dossiers (actifs et archivés) de manière générale. Dans l’éventualité d’une inspection professionnelle, une personne mandatée par l’Ordre professionnel des sexologues du Québec pourrait avoir accès à mes dossiers toutefois, il est de bonne pratique d’en caviarder les informations nominales. Notez également que le secret professionnel n’est pas absolu. Des exceptions existent dans la loi, permettant à un professionnel de déroger au secret professionnel dans certaines circonstances.

Si vous souhaitez consulter, obtenir un résumé ou demander des modifications ou corrections à apporter à votre dossier, vous devez m’en faire la demande par écrit et j’y répondrai selon les protocoles prévus par l’Ordre professionnel des sexologues du Québec. N’oubliez pas de m’aviser si vos coordonnées changent afin d’assurer en tout temps, l’exactitude de vos renseignements personnels.

ARCHIVAGE DU DOSSIER PAPIER

Les dossiers « inactifs » (pause ou fin de thérapie) sont archivés par année d’ouverture dans un classeur verrouillé.

DESTRUCTION DU DOSSIER PAPIER

Une fois par année (minimum), je procède à la destruction des dossiers fermés (après 5 ans d’inactivité) par déchiquetage. Je vérifie chaque dossier pour m’assurer de la dernière date où une intervention y est consignée avant de procéder à sa destruction.

CESSION

Dans l’éventualité de mon décès subit, d’une maladie grave ou toute autre situation m’empêchant de poursuivre mes activités professionnelles, une cessionnaire a été nommée pour prendre la relève et se conformer aux mêmes règlements, normes et lois sur la conservation de mes dossiers. Vous pouvez connaître, le cas échéant, les coordonnées de ma cessionnaire en communiquant avec l’Ordre professionnel des sexologues du Québec.

COMPTABILITÉ

Ma tenue de livres, mes déclarations de taxes et mes déclarations de revenus annuelles sont faites par une comptable externe. Les fichiers Excel contenant les informations relatives à mes revenus / ma facturation est anonymisé, puisque j’utilise uniquement le numéro de dossier de chaque client pour ma comptabilité / mes déclarations d’honoraires reçus pour chaque client. Ma comptable n’a aucun accès à mes dossiers ni aux relevés d’honoraires de mes clients.

AGENDA

Lorsque je note à mon agenda papier ET sur mon téléphone cellulaire, le rendez-vous d’un client, je note seulement le numéro d’usager / de dossier et les initiales du client. Si quelqu’un trouve mon agenda, il ne saura pas qui sont mes clients. Exemple fictif : 23024 AB

CELLULAIRE

Mon téléphone cellulaire est verrouillé par mot de passe. Je peux accéder à mes courriels via l’application Gmail. Les clients peuvent me contacter aussi par texto / SMS pour informations factuelles brèves (exemple : annuler un rendez-vous) et le fil de discussion est supprimé dès la fin de l’échange. La fiche contact de chaque client dans le bottin téléphonique de mon cellulaire les identifie seulement avec leur prénom et leur numéro d’usager / de dossier. De cette manière, si un client me téléphone et que quelqu’un voit l’affichage sur mon écran de cellulaire, il ne saura pas qui m’appelle, au-delà de ces deux données. (Exemple fictif : Alexandre 23024) La fiche de contact d’un client est supprimée lors de la fermeture ou la destruction du dossier.

PAIEMENTS

Depuis mars 2020, j’accepte uniquement les Virements Interac. Je transige les virements via mon ordinateur seulement (pour mieux protéger les données, y compris les miennes) et les mots de passe sont différents pour chaque client.

VISIOCONFÉRENCE ET AUTRES LOGICIELS CONNECTÉS

Pour les consultations en visioconférence, j’utilise actuellement la plateforme Zoom. Je ne peux attester de manière absolue de la sécurité de vos données sur cette plateforme toutefois, je crois avoir mis en place les modalités requises pour assurer la confidentialité de nos séances virtuelles (par exemple : salle d’attente virtuelle pour minimiser le plus possible toute intrusion – aucune transmission de documents contenant des informations personnelles via l’onglet « discussion » – aucun partage d’écran). Je recommande à mes clients d’utiliser seulement une connexion internet sécurisée (éviter le Wi-Fi gratuit dans les lieux publics – aussi pour protéger la confidentialité de la séance).

La plupart des logiciels d’usage courant avec lesquels de nombreuses personnes travaillent exigent une certaine connectivité (par exemple, la liaison avec une adresse courriel). Chaque personne qui utilise des logiciels connectés sur le Web accepte un certain niveau de risque. J’essaie de minimiser ceux-ci en connectant mes logiciels avec une autre adresse courriel que celle utilisée dans mes communications avec ma clientèle et en évitant le plus possible, la sauvegarde infonuagique, lors de l’utilisation des logiciels de la suite Office de Microsoft, des produits Adobe ou des logiciels liés au compte Google. Les politiques de sécurité et de confidentialité de ces logiciels indiquent comment ils utilisent et stockent les données de leurs utilisateurs.

LIMITATION

Bien que nous fassions tout en notre pouvoir pour assurer la protection de nos données personnelles sur internet, il peut arriver que des pirates informatiques interceptent des communications et en fassent un usage malveillant. Vous comprenez, en faisant appel à mes services, que je ne peux vous garantir une sécurité totale et absolue lors de nos communications sur internet / envois de documents par courriel ou tout autre contexte pouvant mettre vos renseignements personnels à risque (par exemple : le feu, le vol ou le vandalisme là où vos renseignements personnels sont conservés). La seule chose en mon pouvoir est d’agir avec diligence et réagir promptement dans l’éventualité où je soupçonnerais une quelconque intrusion ou fuite de données (physique ou informatique). La loi 25 vient justement encadrer ces « incidents de confidentialité » et toutes les entreprises sont actuellement en processus d’apprentissage et d’ajustement face à ces réalités qui nous concernent tous.

COORDONNÉES PROFESSIONNELLES

Mes coordonnées d’affaires se retrouvent sur certains sites qui répertorient divers services et ce, sans qu’on en ait fait la demande. Il peut y avoir des erreurs sur ces pages rarement mises à jour. Veuillez toujours vous référer aux coordonnées qui figurent sur mon site web, sur les communications écrites que je vous envoie et sur les sites de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec / l’Ordre des psychologues du Québec.

Par Josée Leboeuf, B.A., M.A. sexologue, psychothérapeute

Permis OPSQ # 201311-124 Permis de psychothérapeute OPQ # 60245-13